Regulamin

Fundacja UNITY LEGAL COLLABORATION HUB 

Regulamin korzystania z usług inkubacji Fundacji Unity Legal Collaboration Hub

Regulamin obowiązuje od 01.01.2018 r.

 

• 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin, zwany dalej «Regulaminem», określa zasady i warunki świadczenia przez Fundacje UNITY LEGAL COLLABORATION HUB, zwaną dalej Fundacją, pomocy na rzecz oraz osób fizycznych zainteresowanych podjęciem działalności gospodarczej w Polsce.
2. Świadczenie pomocy, o której mowa w pkt 1 niniejszego paragrafu, odbywa się na podstawie niniejszego Regulaminu oraz umowy o współpracy zawieranej z Beneficjentem, o której mowa w §2 niniejszego Regulaminu.

• 2. Definicje

1. Program Wsparcia — techniczne i organizacyjne formy pomocy określone niniejszym Regulaminem, udzielane przez Fundację na rzecz osób fizycznych.
2. Zarząd Fundacji — organ zarządzający Fundacją Unity Legal Collaboration Hub.
3. Koordynator — osoba umocowana przez Zarząd Fundacji do kierowania oraz wykonywania innych, określonych pełnomocnictwem czynności na rzecz Fundacji.
4. Wniosek — dokument, na podstawie którego Fundacja ocenia możliwość przystąpienia danej osoby do Programu Wsparcia.
5. Beneficjent — osoba fizyczna, która została przez Fundację zakwalifikowana do przystąpienia do Programu Wsparcia i podpisała z Fundacją umowę o współpracy. 
6. Umowa z Beneficjentem (umowa współpracy) — umowa regulująca prawa i wzajemne obowiązki Fundacji i Beneficjenta. 

• 3. Pomoc świadczona przez Fundację

1. Fundacja pomaga, tworzy, organizuje warunki umożliwiające rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej przez Beneficjentów w Polsce. Pomoc, o której mowa powyżej polega na następujących czynnościach: 
2. a) stała opieka i doradztwo Koordynatora, wyposażonego w profesjonalną wiedzę na temat prowadzenia działalności gospodarczej,
3. b) opieka prawna, w postaci udzielania porad prawnych za pośrednictwem poczty elektronicznej, różnego rodzaju komunikatorów (1 godziny czasu prawnika w miesiącu), na zasadach opisanych w załączniku nr 1 do regulaminu, pn. „Zasady świadczenia porad prawnych”, 
4. c) rozliczenia kadrowo-płacowe i księgowe działalności zorganizowanej części przedsiębiorstwa w ramach beneficjenta oraz doradztwo księgowe i kadrowe (1 godziny czasu w miesiącu), w tym tworzenie dokumentacji dla beneficjenta na jego zlecenie w ramach Programu Wsparcie; 
5. d) prawo posługiwania się znakiem Fundacji na czas uczestnictwa w Programie Wsparcia, 
6. e) odbieranie przez pracowników Fundacji poczty kierowanej do beneficjenta w ramach prowadzonej działalności w ramach Fundacji oraz korzystanie z adresu korespondencyjnego biura Fundacji, 
7. f) pomoc w pozyskiwaniu kontraktów dla Beneficjentów w szczególności poprzez: 

-rekomendacje,

-organizację spotkań biznesowych, 

-możliwość udziału w ogólnopolskich konkursach, 

-możliwość uczestnictwa i prezentacji swojej działalności w ramach Programu Wsparcia podczas organizowanych przez Fundację wydarzeń, 

1. g) indywidualne subkonto/a bankowe (1 rachunek w złotych i 1 rachunek w walucie obcej). Dodatkowe rachunki są płatne wg cennika.
2. h) dbanie o prawidłowe zalegalizowanie pobytu i pracy cudzoziemców w ramach Programu Wsparcia oraz ich członków rodziny wg obowiązującego prawa RP, monitorowanie terminów i stałe doradzanie w tym zakresie. 
3. Beneficjentom zainteresowanym usługami dodatkowymi, Fundacja oferuje następujące świadczenia, wyceniane każdorazowo pomiędzy Fundacją a Beneficjentem. 

Te usługi to: 

1. a) dodatkowa pomoc przekraczająca limit usług w ramach opłaty, o którym mowa w pkt 1,
2. b) doradztwo księgowe/podatkowe/prawne przekraczające limit usług w ramach opłaty abonamentowej i/lub po wyjściu spod struktury Fundacji, 
3. c) doradztwo prawne po wyjściu spod struktury Fundacji, 
4. d) doradztwo merytoryczne w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej w Polsce, wsparcie w zakresie udostępnienia kontaktów i bazy wiedzy Fundacji, 
5. e) możliwość korzystania z dodatkowych usług oferowanych partnerom biznesowym przez firmy współpracujące z Fundacją i inne, w zależności od indywidualnych potrzeb Beneficjenta, 
6. f) doradztwo/pomoc w zakresie legalizacji pobytu, pracy cudzoziemców, połączenia rodziny, pochodzenia polskiego, uzyskania obywatelstwa polskiego i inne.
7. Rozpoczęcie świadczenia Programu Wsparcia następuje po podpisaniu z Beneficjentem stosownych umów i odbywa się na zasadach określonych niniejszym Regulaminem oraz łączącą strony umową. 
8. Beneficjent stosujący się do Regulaminu ma prawo korzystać z dodatkowych usług świadczonych w ramach Programu Wsparcia.

• 4. Kryteria uczestnictwa w Programie Wsparcia

1. W Programie Wsparcia mogą brać udział osoby fizyczne. 
2. W Programie Wsparcia nie mogą brać udziału projekty: 
3. a) stanowiące zagrożenie dla środowiska naturalnego, 
4. b) uciążliwe dla pozostałych firm działających w Fundacji, 
5. c) sprzeczne z powszechnie przyjętymi normami obyczajowymi i etycznymi, 
6. d) niedopuszczalne przez Fundacje z przyczyn formalno-prawnych. 
7. W Programie Wsparcia nie mogą uczestniczyć: 
8. a) osoby, wobec których orzeczono prawomocnie środek karny, o którym mowa w art. 41 § 2 Kodeksu Karnego oraz osoby przebywające nielegalnie w Polsce, 
9. b) osoby, które dopuściły się naruszenia przepisów o nieuczciwej konkurencji. 
10. W przypadkach, w których nie jest możliwe jednoznaczne ustalenie stanu faktycznego wymienionego pkt. 3 niniejszego paragrafu, Fundacja po zasięgnięciu opinii Działu Prawnego lub Zarządu Fundacji podejmuje indywidualnie decyzje co do przystąpienia danej osoby do Programu Wsparcia.

• 5. Procedura przyznawania dostępu do Programu Wsparcia

1. Fundacja udziela informację/pomocy na wniosek zainteresowanego uczestnika Programu Wsparcie.
2. Wniosek, o którym mowa w pkt 1 posiada formę formularza zgłoszeniowego do preinkubacji, którego wzór zamieszczony jest na stronie internetowej www.unityhub.biz
3. Poprawnie wypełniony formularz przekazywany jest do osoby odpowiadającej za to zadanie. 
4. Koordynator, po zasięgnięciu opinii Działu Prawnego lub Zarządu Fundacji, podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu  lub nie Beneficjenta do Programu Wsparcia. 
5. W przypadku odrzucenia wniosku może być sporządzone uzasadnienie, wyjaśniające  wydanie decyzji negatywnej. 
6. Po zaakceptowaniu wniosku Koordynator podpisuje umowę z osobą fizyczną, która staje się Beneficjentem. 
7. W przypadku, gdy przedsięwzięcie będzie prowadzone przez więcej niż 1 osobę, każda z tych osób podpisuje aneks do głównej umowy współpracy przy zachowaniu czynności, o których mowa w paragrafie 5 pkt 5. Beneficjenci, którzy prowadzą działalność przez więcej niż 1 osobę, ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania względem Fundacji.
8. W przypadku, gdy przedsięwzięcie będzie prowadzone przez więcej niż 3 osoby, zobowiązane one są do wyznaczenia Lidera, czyli osoby odpowiedzialny za przedsięwzięcie/grupę. 
9. Beneficjent może na żądanie otrzymać od Fundacji dostępy służące do obsługi bankowości elektronicznej lub inne informacje umożliwiające obsługę bankowości elektronicznej subkont(a) Beneficjenta. 
10. Po zakończeniu procesu przyznawania dostępu do Programu Wsparcia w ramach Fundacji zostaje utworzona odrębna jednostka organizacyjna o nomenklaturze nadanej przez Beneficjenta. Beneficjent ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za działania/zaniechania, jakie podejmuje lub nie, w ramach zorganizowanej części przedsiębiorstwa, o której mowa w zdaniu pierwszy oraz ponosi pełną odpowiedzialność za zaciągnięte w imieniu Fundacji zobowiązania.

• 6. Zasady działania Beneficjentów w Programie Wsparcia

1. Beneficjenci Programu Wsparcia działają na rachunek i ryzyko własne w ramach zorganizowane części przedsiębiorstwa Fundacji w ramach zawieranych umów współpracy, zlecenie lub o dzieło.
2. Fundacji przysługuje roszczenie wobec Beneficjenta Programu Wsparcia wyrównujące ewentualną szkodę Fundacji poniesioną w związku z działaniem lub zaniechaniem Beneficjenta Programu Wsparcia.
3. Wykorzystywanie środków powierzonych przez Fundację oraz zasobów przyznanych z dotacji, subwencji lub innych form pomocy uzyskanych przy udziale Fundacji poddane jest nadzorowi. Czynności nadzorczych dokonuje w szczególności Koordynator lub Zarząd. 
4. Pomoc Fundacji udzielana jest przez okres 24 miesięcy (okres trwania Programu Wsparcia) z możliwością przedłużenia tego okresu, o którym mówi par. 12, pkt 4. 
5. Czynności nadzorczych dokonują: Koordynator z Fundacji, a w szczególnych przypadkach Zarząd Fundacji. 
6. Beneficjent zobowiązany jest sumiennie i terminowo wypełniać obowiązki względem Fundacji, w szczególności wyznaczone mocą Regulaminu, decyzją Zarządu Fundacji lub Koordynatora.
7. Beneficjent w celu zapewnienia sprawnego systemu księgowania, zobowiązany jest do bieżącego rozliczania spraw finansowych, w szczególności zobowiązany jest do dostarczania Koordynatora pełnej dokumentacji księgowej powstałej w związku z prowadzeniem działalności oraz uczestnictwem w Programie Wsparcia. Ma on także obowiązek przekazać dokumentację do 5 dni każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, pod rygorem zapłaty kary umownej w wysokości 500 zł (pięćset złotych) za każdy dzień opóźnienia z prawem Fundacji do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w razie gdy zapłata kary umownej nie pokrywa pełnej szkody. 
8. Beneficjent jest zobowiązany do wnoszenia na rzecz Fundacji zwrotu zryczałtowanych miesięcznych kosztów administracyjnych na zasadach określonych w §7 niniejszego Regulaminu. 
9. W przypadku braku dopełnienia obowiązku wynikającego z pkt. 7-9, wobec Beneficjenta stosowane są procedury dyscyplinarne określone w §8 Regulaminu. 
10. Wskazany w umowach cywilnoprawnych termin realizacji usług przez Beneficjenta jest uzależniony od daty uzyskania dokumentów legalizujących pobyt/pracę Beneficjenta na terytorium RP, przy czym w razie gdyby Beneficjent uzyskał stosowne dokumenty legalizujące pobyt/pracę na terytorium RP później niż wskazany w umowach poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania usług – termin realizacji (rozpoczęcia i zakończenia) wykonywania usług ulega odpowiedniemu przesunięciu.
11. Fundacja zastrzega sobie (lub może zlecić podwykonawcom) prawo do prowadzenia postępowań legalizacji pobytu i/lub pracy Beneficjentów (cudzoziemców w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o cudzoziemcach Dz.U. z 2013 r. poz. 1650) na terytorium Rzeczypospolitej Polski, którzy korzystają z Programu Wsparcia.  
12. Fundacja wypłaca wynagrodzenia Wykonawcą za wykonane dzieło na podstawie umowy o dzieło w terminie do 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni na podstawie rachunków do umowy lub sformułowanej liście plac. 

• 7. Zwrot kosztów administracyjnych ponoszonych przez Fundację

1. Z tytułu udziału w Programie Wsparcia, określonego w §3, pkt 1 Beneficjent zobowiązuje się do wniesienia na rzecz Fundacji zryczałtowanych miesięcznych kosztów administracyjnych zgodnie z Programem Wsparcia, powiększony o należny podatek VAT (jeżeli prawo do tego obowiązuje), w terminie do piątego dnia każdego miesiąca, począwszy od miesiąca, w którym nastąpiło przystąpienie do Programu Wsparcia. 
2. Opłata, o której mowa wyżej, może być pobrana automatycznie z subkonta Beneficjenta, na co Beneficjent wyraża zgodę, przystępując do Programu Wsparcie.   
3. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2 Beneficjent upoważnia Fundacje do comiesięcznego pobierania kosztów administracyjnych oraz dodatkowych opłat z jego subkonta. 
4. W przypadku, gdy przedsięwzięcie gospodarcze będzie prowadzone przez więcej niż 1 osobę, zryczałtowane koszty administracyjne, o których mowa w pkt 1 są powiększane o 10%.
5. W przypadku utworzenia w ramach Programu Wsparcia przedsięwzięcia, którego stopień rozwoju gospodarczego wymaga obsługi przynajmniej 10 faktury przychodowych — księgowych, kwota miesięcznych, zryczałtowanych kosztów administracyjnych zostanie podwyższona o ¼ ceny zasadniczej.
6. Termin wnoszenia miesięcznych, zryczałtowanych kosztów administracyjnych, o których mowa w powyższym paragrafie to 5 dzień bieżącego miesiąca. Jeśli opłata zostanie wprowadzona z opóźnieniem 7-13 dni – dopłata wynosi 50 zł netto, jeśli z opóźnieniem 14-20 dni – dopłata wynosi 100 zł netto, a jeśli powyżej 21 dni – dopłata wynosi 150 zł netto.

• 8. Procedury dyscyplinarne

1. W przypadku niedopełnienia przez Beneficjenta obowiązku wynikającego z postanowień niniejszego Regulaminu oraz działania na szkodę Fundacji Fundacja stosuje procedury dyscyplinarne zmierzające do wypełnienia przez Beneficjenta wskazanych obowiązków, w szczególności poprzez nałożenie na niego obowiązku uiszczenia opłat dodatkowych: 
2. a) w przypadku Beneficjenta, wobec którego przewinienie stwierdzono po raz pierwszy, pobrana zostanie opłata dodatkowa w wysokości 50 złotych, 
3. b) w przypadku Beneficjenta, wobec którego przewinienie stwierdzono po raz drugi, pobrana zostanie opłata dodatkowa w wysokości 150 złotych. 
4. Jeżeli w przypadku stwierdzenia dwukrotnego przewinienia Beneficjent nie ureguluje w ciągu 7 dni od dnia wezwania do zapłaty opłaty dodatkowej zobowiązany, jest zapłacić karę umowną w wysokości 1000 złotych  za każde przewinienie. 

• 9. Zakończenie uczestnictwa w Programie Wsparcia

1. Zakończenie uczestnictwa w Programie Wsparcia następuje w niżej wymienionych przypadkach:
2. a) wygaśnięcia umowy, 
3. b) wypowiedzenia umowy, 
4. c) rozwiązania umowy. 
5. Wypowiedzenie następuje, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca następnego lub bez zachowania tego terminu przez Fundację, w przypadku naruszenia przez Beneficjenta postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności zaś w razie dopuszczenia się defraudacji środków powierzonych przez Fundację lub zasobów przyznanych z dotacji, subwencji lub innych form pomocy uzyskanych przy udziale Fundacji, lub działania na szkodę Fundacji.  
6. Po zakończeniu współpracy Beneficjenci nie mogą domagać się od Fundacji zwrotu kosztów za wartości i prawa niematerialne wniesione przez nich do Fundacji oraz nie mogą wymagać wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za rzeczy materialne. 
7. Wypowiedzenie przez Beneficjenta umowy współpracy z Fundacją następuje z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca następnego po miesiącu, w którym wypowiedzenie wpłynęło do Fundacji. 
8. W przypadku dokonywania przez Beneficjenta regularnych comiesięcznych opłat na podstawie niniejszego Regulaminu Beneficjent potwierdza, iż w takim przypadku nastąpiło dorozumiane zaakceptowanie/przedłużenie umowy współpracy, Regulaminu. Jednocześnie Beneficjent zrzeka się roszczenia o zwrot tych opłat z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia. 
9. Strony zgodnie oświadczają, że Beneficjent pokryje wszelkie koszty, jakie Fundacja poniesie w związku z ewentualnymi roszczeniami kontrahentów wobec Fundacji, z którymi umowy zawarte były przez Beneficjenta w ramach umowy niniejszej współpracy. 
10. Beneficjent zobowiązany jest uregulować wszystkie zobowiązania, które zaciągnął w imieniu Fundacji działając w ramach niniejszej umowy. Jeżeli Beneficjent pomimo wezwania nie ureguluje wyżej wspomnianych zobowiązań w ciągu 7 dni od daty otrzymania wezwania, zobowiązany jest zapłacić karę umowną w wysokość 20 tys. zł za każde nieuregulowane zobowiązanie. 
11. Zapłata kary umownej, o której mowa w punktach §8 pkt. 2 i §9 punkt 7, nie wyklucza możliwości żądania przez Fundację odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. 
12. W przypadku, gdy na skutek naruszenia przez Beneficjenta zobowiązań wskazanych w umowie o współpracy i Regulaminie, osoba trzecia wystąpi wobec Fundacji z roszczeniami, Beneficjent zobowiązany jest do ich zaspokojenia oraz do pokrycia szkód i kosztów poniesionych w związku z tym przez Fundację, w tym kosztów świadczenia pomocy prawnej. 
13. W przypadku, gdy po zakończeniu współpracy Beneficjent nie ureguluje zobowiązań, które zaciągnął w imieniu Fundacji w trakcie trwania umowy współpracy, Fundacja ma prawo na podstawie jednostronnego oświadczenia woli dokonać potrącenia tych wierzytelności z wierzytelności Beneficjenta względem Fundacji, zwłaszcza wynikającymi z nieopłaconych umów.

• 10. Komunikacja

1. Zasady określone w poniższym paragrafie obowiązują jedynie jeśli w umowie o współpracę nie określono zasad komunikacji.  
2. Strony ustalają, iż wszelkie dokumenty wystawiane na podstawie Regulaminu i umowy współpracy są uważane za dostarczone w przypadku, gdy zostaną one przekazane: 
3. a) na podany adres e-mail, po którym nastąpiło potwierdzenie przez Fundację otrzymania tej wiadomości w godzinach funkcjonowania sekretariatu Fundacji,
4. b) pocztą na adres biura Fundacji (list polecony z potwierdzeniem odbioru). 
5. Beneficjent w umowie współpracy podaje swój numer telefonu i adres e-mail, z którego wysyłane są dokument, o których mowa w pkt 1. 
6. Beneficjent upoważnia Fundację do dokonania płatności wynagrodzenia za wspomniane w punkcie 1 umowy  na podstawie przesłanych skanów, jeżeli przesłanie to nastąpiło z adresu e-mail, wskazanego w punkcie 2. 
7. Beneficjent pomimo przesłania skanów wspomnianych powyżej umów zobowiązany jest do dostarczenia oryginałów tych dokumentów odpowiedniemu Wyznaczonej Osobie w ciągu 10 dni od wysłania ich za pomocą poczty elektronicznej. 
8. Strony oświadczają, iż mogą wykorzystywać do podpisania różnego rodu dokumentacji podpis elektroniczny przez system HelloSign. (HelloSign jest zgodny z wymaganiami amerykańskiej ustawy Electronic Signature in Global and National Commerce Act z 2000 r. (ESIGN), jednolitej ustawy o transakcjach elektronicznych (UETA) oraz eIDAS Unii Europejskiej (UE nr 910/2014) w zakresie podpisów elektronicznych i transmisji, dzięki czemu podpisy elektroniczne są szybkie, łatwe i prawnie wiążące).  
9. Beneficjent zrzeka się względem Fundacji wszelkich ewentualnych roszczeń wynikających z elektronicznej formy przesyłania tych dokumentów i dokonywania rozliczeń na ich podstawie. Ponadto Beneficjent oświadcza, że żadna osoba trzecia nie ma dostępu do podanego przez niego w punkcie 2 adresu poczty elektronicznej. 
10. W przypadku zmiany jakichkolwiek danych podanych w szczegółowym kwestionariuszu osobowym w trakcie trwania tej umowy zobowiązany on jest w terminie do 3 dni od zaistnienia zmiany poinformować o tym fakcie Fundację.

• 11. Współpraca z Fundacją po okresie trwania Programu Wsparcia

Po okresie trwania Programu Wsparcia, Beneficjenci, którzy założyli działalność gospodarczą, mają pierwszeństwo w korzystaniu z usług dodatkowych przeznaczonych dla osób po zakończeniu Programu Wsparcia.

• 12. Postanowienia końcowe

1. O zmianach niniejszego Regulaminu, Fundacja zawiadomi Beneficjentów, co najmniej 7 dni przed wejściem w życie zmian Regulaminu. Powiadomienie może dla swej skuteczności nastąpić w dowolnej formie (pismo ogólne, bezpośrednia informacja na piśmie, informacja drogą elektroniczną, informacja na stronie internetowej itd.). 
2. W przypadku zmiany Regulaminu powodującej istotne zmniejszenie pomocy Fundacji lub istotne zwiększenie opłat, o których mowa w niniejszym Regulaminie, Beneficjent ma prawo rozwiązania umowy, w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpowiedniego zawiadomienia. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Beneficjenta z uiszczenia zaległych opłat przed Fundacją. 
3. Akceptacja postanowień niniejszego Regulaminu jest tożsama ze złożeniem oświadczenia o następującej treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację UNITY LEGAL COLLABORATION HUB z siedzibą w Krakowie (adres: ul. Rynek Główny 28, 31-010 Kraków) zgodnie z art. 6 § 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w celach realizacji umowy, marketingowych obejmujące przesyłanie informacji drogą telefoniczną, elektroniczną lub pocztową oraz udostępnianie danych podmiotom partnerskim. Niniejsza zgoda obejmuje przetwarzanie danych osobowych w przyszłości, o ile nie zmieni się cel przetwarzania. Oświadczam, że zostałam(em) poinformowana(y) o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych osobowych oraz ich poprawiania, jak również prawie wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec ich przetwarzania”. 
4. Najpóźniej miesiąc przed końcem terminu obowiązywania niniejszej umowy, każda ze stron, jeżeli chce zakończyć współpracę, musi złożyć oświadczenie droga mailową lub korespondencyjna o chęci zakończenia współpracy. Jeżeli nie złoży takiego oświadczenia, umowa odnawia się automatycznie na takich samych zasadach i na ten sam okres.
5. Beneficjent zobowiązany jest także do przestrzegania Regulaminów Fundacji związanych z korzystaniem z poszczególnych usług w ramach umowy współpracy i umów odrębnych. 
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego w Polsce.