Regulamin

Regulamin Świadczenia usług inkorporacji
przez FUNDACJĘ UNITY LEGAL COLLABORATION HUB
z dnia 26.11.2025 obowiązujący od dnia 1.12.2025

W języku polskim:

Mając na uwadze ujednolicenie zasad świadczenia usług inkorporacyjnych przez Fundację Unity Legal Collaboration Hub z siedzibą w Krakowie przy ul. Rynek Główny 28, nr KRS 0000703208, zwaną dalej „Fundacją”, niniejszy Regulamin precyzuje prawa i obowiązki stron umów o świadczenie usług i innych zawieranych z Fundacją.

§1. Umowa

Świadczenie usług inkorporacji biznesowej i innych („Usługi”) przez Fundację odbywa się na podstawie odrębnie zawartych umów o współpracy, umów o dzieło i innych („Umowy”).
Postanowienia niniejszego Regulaminu uzupełniają i doprecyzowują prawa i obowiązki Stron wynikające z zawartych umów.

§2. Definicje

Usługi — prawne, techniczne i organizacyjne, księgowe, kadrowo-płacowe, administracyjne formy współpracy określone niniejszym Regulaminem oraz Umowami, udzielane przez Fundację na rzecz osób fizycznych.
Zarząd Fundacji — organ zarządzający Fundacją Unity Legal Collaboration Hub stosownie do przepisów prawa polskiego.
KAM — osoba wyznaczona do realizacji postanowień umowy o współpracy po stronie Fundacji.
Koordynator — osoba wyznaczona i umocowana przez osoby z grupowego ZCP do wykonywania określonych pełnomocnictwami czynności w imieniu członków/beneficjentów grupowego ZCP na rzecz Fundacji, zgodnie z umową o współpracy.
Zgłoszenie — wniosek za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego w systemie CRM lub drogą e-mailową na contact@unityhub.biz — na podstawie którego Fundacja ocenia możliwość świadczenia usług/i na rzecz poszczególnych klientów/beneficjentów.
Beneficjent — osoba fizyczna, która została przez Fundację zakwalifikowana do skorzystania z Usług i podpisała z Fundacją umowę o współpracy lub innych umów.
Umowa o współpracy — dokument zawarty pomiędzy Fundacją a beneficjentem lub kilkoma beneficjentami na czele (lub bez) z koordynatorem, mający na celu wyodrębnienie przez Fundację na rzecz beneficjenta/beneficjentów zorganizowanej części przedsiębiorstwa (ZCP), którego celem jest prowadzenie wyznaczonej w takiej Umowie przedsięwzięcia w ramach osobowości prawnej Fundacji.
Umowa o świadczenie usług — dokument zawarty pomiędzy Fundacją a Kontrahentem/Zamawiającym na rzecz którego świadczy usługi wyznaczona zorganizowana część przedsiębiorstwa w ramach osobowości prawnej Fundacji.
Umowa o dzieło — dokument zawarty pomiędzy Fundacją a Wykonawcą/Beneficjentem z poszczególnego ZCP na rzecz Fundacji w ramach założeń gospodarczych poszczególnych ZCP.
Inne umowy zawarte między Fundacją a pozostałymi Stronami, wykraczającymi poza standardowe ww dokumenty/umowy, potrzebne na cele działalności statutowej/gospodarczej Fundacji regulujące prawa i wzajemne obowiązki Fundacji i tych Stron.
ZCP (zorganizowana część przedsiębiorstwa) — wyodrębniona w Fundacji zorganizowana część przedsiębiorstwa o nazwie wskazanej zawsze w formie pisemnej w Umowach o współpracy, celem której jest realizacja przedsięwzięcia, o których mowa w Umowie o współpracy/Umowie Świadczenia usług i ewentualnie innych dokumentach uwzględnionych w niniejszym Regulaminie. Przez zorganizowaną część przedsiębiorstwa należy rozumieć zespół składników niezbędnych do świadczenia usługi na rzecz Zamawiającego. W szczególności w skład ZCP będą należały ruchomości, nieruchomości, prawa majątkowe, licencje i zezwolenia, patenty i inne prawa własności przemysłowej, majątkowe prawa autorskie i prawa pokrewne, wierzytelności i zobowiązania, tajemnice przedsiębiorstwa, dokumentacja związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wykonawca — to osoba realizująca bezpośrednio dzieło na rzecz Fundacji przy realizacji Umowy na rzecz Zamawiającego/Kontrahenta, przynależny do poszczególnej zorganizowanej części przedsiębiorstwa (ZCP).
Zamawiający/Kontrahent — to strona wg Umowy świadczenia usług, która korzystając z usług Fundacji zleca Wykonawcy Projektu w osobie Beneficjenta/Koordynatora w ramach ZCP, wykonanie określonych zadań, o których mowa w Umowie świadczenia usług, niezbędnych do prawidłowej realizacji Usług.
Elektroniczny System — stosowany przez Fundację system na potrzeby Umowy, w tym GDrive, GSheets, GDocs, system CRM, będący własnością Fundacji, lub wg posiadanej licencji, oraz systemy podpisów elektronicznych PandaDoc, Hellosing oraz inne systemy ustalane na bieżąco pomiędzy Stronami.
Cennik podstawowy — dokument będący załącznikiem do Regulaminu, w ramach którego doprecyzowane i opisane są szczególny naliczeń opłat za poszczególne Usługi Fundacji na rzecz beneficjentów/kontrahentów/klientów. Zmiana cennika nie obliguje do zmiany regulaminu ani żadnej z umów w obrocie dokumentacyjnym Fundacji. Cennik podstawowy jest udostępniony na rzecz odbiorców w formie linku https://form.unityhub.biz/cennik-inkubacji-ru/ ze wszystkimi informacjami, chyba że strony mają preferencyjne warunki ustalone indywidualnie, wtedy jest to regulowane osobnym załącznikiem do Umowy o współpracę.

§3. Usługi świadczone przez Fundację

Fundacja oferuje:
1. odbieranie przez pracowników/współpracowników Fundacji poczty kierowanej do Beneficjenta związanej ze świadczonymi przez Fundacje usługami oraz udostępnienie adresu korespondencyjnego biura Fundacji,
2. współpracę na podstawie zamówień obejmującą zamówienia Beneficjentom, świadczenia przez nich usług na rzecz Fundacji, w zależności od specjalizacji Beneficjenta.
Beneficjentom zainteresowanym usługami dodatkowymi, Fundacja oferuje następujące świadczenia, wyceniane każdorazowo pomiędzy Fundacją a Beneficjentem, m.in:
1. dodatkowa pomoc przekraczająca limit usług w ramach opłaty, o którym mowa w ust. 1 pkt a,
2. doradztwo merytoryczne w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej w Polsce, wsparcie w zakresie udostępnienia kontaktów i bazy wiedzy Fundacji,
3. możliwość korzystania z dodatkowych usług oferowanych partnerom biznesowym przez firmy współpracujące z Fundacją i inne, w zależności od indywidualnych potrzeb Beneficjenta,
4. doradztwo/pomoc w zakresie legalizacji pracy, legalizacji pobytu cudzoziemców, uzyskania obywatelstwa polskiego i inne.
Rozpoczęcie świadczenia Usług następuje po podpisaniu z Beneficjentem stosownych umów i odbywa się na zasadach określonych niniejszym Regulaminem oraz łączących strony umów.

§4. Kryteria uczestnictwa w Programie Wsparcia w ramach Inkorporacji

W Programie Wsparcia w ramach Inkorporacji mogą brać udział osoby fizyczne.
W Programie Wsparcia w ramach Inkorporacji nie mogą brać udziału projekty:
1. stanowiące zagrożenie dla środowiska naturalnego,
2. uciążliwe dla pozostałych firm działających w ramach Fundacji,
3. sprzeczne z powszechnie przyjętymi normami obyczajowymi i etycznymi,
4. niedopuszczalne przez Fundację z przyczyn formalno-prawnych.
W Programie Wsparcia w ramach Inkorporacji nie mogą uczestniczyć:
1. osoby, wobec których orzeczono prawomocnie środek karny, o którym mowa w art. 41 § 2 Kodeksu Karnego oraz osoby przebywające nielegalnie w Polsce,
2. osoby, które dopuściły się naruszenia przepisów o nieuczciwej konkurencji.
W przypadkach, w których nie jest możliwe jednoznaczne ustalenie stanu faktycznego wymienionego pkt 3 niniejszego paragrafu, Fundacja po zasięgnięciu opinii Działu Prawnego lub Zarządu Fundacji podejmuje indywidualnie decyzje co do przystąpienia danej osoby do Programu Wsparcia.

§5. Procedura przyznawania dostępu do Programu Wsparcia w ramach Inkorporacji

Fundacja udziela informację/pomocy na wniosek zainteresowanego uczestnika Programu.
Wniosek, o którym mowa w pkt 1 posiada formę formularza zgłoszeniowego do inkorporacji, którego wzór zamieszczony jest na stronie internetowej www.form.unityhub.biz.
Poprawnie wypełniony formularz przekazywany jest do osoby odpowiadającej za to zadanie w Fundacji.
KAM, po zasięgnięciu opinii Działu Prawnego lub Zarządu Fundacji, podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu Beneficjenta lub grupy beneficjentów planujących projekt w ramach ZCP do Programu Wsparcia.
W przypadku odrzucenia wniosku może ale nie musi być, sporządzone uzasadnienie, wyjaśniające wydanie decyzji negatywnej.
Po zaakceptowaniu wniosku KAM lub inna osoba na podstawie pełnomocnictwa podpisuje umowę o współpracy z osobą fizyczną lub grupą osób, która/e staje/ją się Beneficjentem/Grupą beneficjentów w ramach wspólnego grupowego ZCP.
W przypadku, gdy przedsięwzięcie będzie prowadzone przez więcej niż 1 osobę, każda z tych osób podpisuje załącznik nr 6 do głównej umowy współpracy przy zachowaniu czynności, o których mowa w paragrafie 5 pkt 4. Beneficjenci, którzy prowadzą działalność przez więcej niż 1 osobę, ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania względem Fundacji.
W przypadku, gdy przedsięwzięcie będzie prowadzone przez więcej niż 3 osoby, zobowiązane one są do wyznaczenia Lidera w osobie Koordynatora, czyli osoby odpowiedzialnej za przedsięwzięcie/grupę w ramach wyodrębnionego ZCP.

§6. Zasady działania Beneficjentów w Programie Wsparcia

Beneficjenci Programu Wsparcia działają na rachunek i ryzyko własne w ramach zorganizowanej części przedsiębiorstwa w Fundacji w ramach zawieranych umów współpracy, zlecenie lub o dzieło, świadczenie usług lub innych wg wytycznych Regulaminu.
Fundacji przysługuje roszczenie wobec Beneficjenta Programu Wsparcia wyrównujące ewentualną szkodę Fundacji poniesioną w związku z działaniem lub zaniechaniem Beneficjenta Programu Wsparcia.
Wykorzystywanie środków powierzonych przez Fundację oraz zasobów przyznanych z dotacji, subwencji lub innych form pomocy uzyskanych przy udziale Fundacji poddane jest nadzorowi. Czynności nadzorczych dokonuje w szczególności KAM lub Zarząd.
Czynności nadzorczych dokonują: KAM a w szczególnych przypadkach Zarząd Fundacji.
Beneficjent zobowiązany jest sumiennie i terminowo wypełniać obowiązki względem Fundacji, w szczególności wyznaczone mocą Regulaminu, decyzją Fundacji lub KAMa.
Beneficjent w celu zapewnienia sprawnego systemu księgowania, zobowiązany jest do bieżącego rozliczania spraw finansowych, w szczególności zobowiązany jest do dostarczania KAM-owi pełnej dokumentacji księgowe/kadrowo-płacowej powstałej w związku z prowadzeniem działalności oraz uczestnictwem w Programie Wsparcia e-mailowo lub przez formularz zgłoszeniowy w tradycyjny ustalony sposób komunikacji z Fundacją. Fundacja nie wykonuje żadnych płatności ani zakwalifikuje żadnych dokumentów w obrocie gospodarczym bez dostarczenia przez Stronę Beneficjenta/Kontrahenta/Koordynatora wcześniej dokumentacji źródłowej w oryginale.
Beneficjent jest zobowiązany do wnoszenia na rzecz Fundacji zwrotu zryczałtowanych miesięcznych kosztów administracyjnych na zasadach określonych w §7 niniejszego Regulaminu.
W przypadku braku dopełnienia obowiązku wynikającego z pkt. 5-8, wobec Beneficjenta stosowane są procedury dyscyplinarne określone w §8 Regulaminu.
Wskazany w umowach cywilnoprawnych termin realizacji usług przez Beneficjenta jest uzależniony od daty uzyskania dokumentów legalizujących pobyt/pracę Beneficjenta na terytorium RP, przy czym w razie gdyby Beneficjent uzyskał stosowne dokumenty legalizujące pobyt/pracę na terytorium RP później niż wskazany w umowach poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania usług/dzieł – termin realizacji (rozpoczęcia i zakończenia) wykonywania usług ulega odpowiedniemu przesunięciu.
Fundacja wypłaca wynagrodzenia Beneficjentom za wykonane umowy na podstawie zawartych umów w terminie tego samego dnia kiedy rachunki są popisane przez obie Strony, pod warunkiem posiadania środków na rachunkach ZCP w ramach których następuje opłata. Dzieło/zlecenie jest zaakceptowane pod warunkiem podpisania rachunku przez obie Strony Umowy.
Wynagrodzenie Beneficjentów zostanie ustalone zgodnie z wiążącą umową o świadczeniu usług i umową o dzieło, po uprzedniej akceptacji ze strony Zamawiającego, przy czym akceptacja jest równoznaczna z opłaceniem Faktury przez Kontrahenta/Zamawiającego.

§7. Zwrot kosztów administracyjnych ponoszonych przez Fundację

Z tytułu udziału w Programie Wsparcia, określonego w §3 pkt 1 Beneficjent zobowiązuje się do wniesienia na rzecz Fundacji opłat zgodnie z Cennikiem w terminie do 5 (piątego) dnia każdego miesiąca, począwszy od miesiąca, w którym nastąpiło przystąpienie do Programu Wsparcia wg zawartej Umowy o Współpracę.
Wszelkie płaty wynikające z prowadzenia przedsięwzięcia (ZCP) w ramach Fundacji, mogą być pobrane automatycznie z sub-rachunku bankowego prowadzonego dla poszczególnych ZCP Unity Hub, na co Beneficjent wyraża zgodę, przystępując do współpracy.

§8. Procedury dyscyplinarne

W przypadku niedopełnienia przez Beneficjenta obowiązku opłacenia usług zgodnie z Cennikiem i ustalonymi terminami, wynikającymi z postanowień niniejszego Regulaminu oraz działania na szkodę Fundacji, Fundacja stosuje procedury dyscyplinarne zmierzające do wypełnienia przez Beneficjenta wskazanych obowiązków, w szczególności poprzez nałożenie na niego obowiązku uiszczenia opłat dodatkowych:
1. w przypadku Beneficjenta, wobec którego przewinienie stwierdzono po raz pierwszy, pobrana zostanie opłata dodatkowa w wysokości 0,5% za każdy dzień przeterminowania, od wartości należności brutto;
2. w przypadku Beneficjenta, wobec którego przewinienie stwierdzono po raz drugi i każdy kolejny, pobrana zostanie opłata dodatkowa w wysokości 5% za każdy dzień przeterminowania, od wartości należności brutto.
Jeżeli w przypadku stwierdzenia co najmniej dwukrotnego przewinienia Beneficjent nie ureguluje w ciągu 7 dni od dnia wezwania do zapłaty opłaty dodatkowej zobowiązany, jest zapłacić karę umowną w wysokości dodatkowych 5000 złotych za każde przewinienie.

§9. Zakończenie uczestnictwa w Programie Wsparcia

Zakończenie uczestnictwa w Programie Wsparcia następuje w niżej wymienionych przypadkach:
1. wygaśnięcia umowy,
2. wypowiedzenia umowy,
3. rozwiązania umowy.
Wypowiedzenie z inicjatywy Fundacji lub beneficjenta następuje, z zachowaniem 3-ch pełnych miesięcy jako okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec tego okresu lub bez zachowania tego terminu wyłącznie przez Fundację, w przypadku naruszenia przez Beneficjenta postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności zaś w razie dopuszczenia się defraudacji środków powierzonych przez Fundację lub zasobów przyznanych z dotacji, subwencji lub innych form pomocy uzyskanych przy udziale Fundacji, lub działania na szkodę Fundacji.
Po zakończeniu współpracy Beneficjenci nie mogą domagać się od Fundacji zwrotu kosztów za wartości i prawa niematerialne wniesione przez nich do Fundacji oraz nie mogą wymagać wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za rzeczy materialne.
Strony zgodnie oświadczają, że Beneficjent pokryje wszelkie koszty, jakie Fundacja poniesie w związku z ewentualnymi roszczeniami kontrahentów wobec Fundacji z którymi umowy zawarte były przez Beneficjenta w ramach umowy niniejszej współpracy.
Beneficjent nie ma prawa zaciągać jakichkolwiek zobowiązań w imieniu Fundacji bez wyraźnej uprzedniej i pisemnej zgody Zarządu Fundacji pod rygorem odpowiedzialności karnej i cywilnej. W przypadku uzyskania pisemnej zgody Zarządu Fundacji, Beneficjent zobowiązany jest uregulować wszystkie zobowiązania, które zaciągnął w imieniu Fundacji działając w ramach niniejszej umowy. Jeżeli Beneficjent pomimo wezwania nie ureguluje wyżej wspomnianych zobowiązań w ciągu 7 dni od daty otrzymania wezwania, co będzie przyczyną wypowiedzenia umowy przez Fundacje ze skutkiem natychmiastowym, to w takim wypadku Beneficjent zobowiązany jest zapłacić dodatkową karę umowną w wysokość minimum 20 000,00 zł za każde nieuregulowane zobowiązanie.
Zapłata kary umownej, o której mowa w innych punktach tego regulaminy nie wyklucza możliwości żądania przez Fundację odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
W przypadku, gdy na skutek naruszenia przez Beneficjenta zobowiązań wskazanych w umowie o współpracy i Regulaminie, osoba trzecia wystąpi wobec Fundacji z roszczeniami, Beneficjent zobowiązany jest do ich zaspokojenia oraz do pokrycia szkód i kosztów poniesionych w związku z tym przez Fundacje, w tym kosztów świadczenia pomocy prawnej.
W przypadku, gdy po zakończeniu współpracy Beneficjent nie ureguluje zobowiązań, które zaciągnął w imieniu Fundacji w trakcie trwania umowy współpracy, Fundacja ma prawo na podstawie jednostronnego oświadczenia woli dokonać potrącenia tych wierzytelności z wierzytelności Beneficjenta względem Fundacji, zwłaszcza wynikającymi z nieopłaconych umów. W innych przypadkach pokrewnych Beneficjent oświadcza iż jest świadomy że Fundacja będzie stosować regresy.

§10. Komunikacja

Zasady określone w poniższym paragrafie obowiązują jedynie, jeśli w umowie o współpracę nie określono zasad komunikacji.
Strony ustalają, iż wszelkie dokumenty wystawiane na podstawie tego Regulaminu wraz z pozostałą dokumentacją są uważane za dostarczone w przypadku, gdy zostaną one przekazane:
1. na podany adres e-mail, po którym nastąpiło potwierdzenie przez Fundacje otrzymania tej wiadomości w godzinach funkcjonowania biura Fundacji;
2. pocztą na adres biura Fundacji (list polecony z potwierdzeniem odbioru).
Beneficjent w umowie współpracy podaje swój numer telefonu i adres e-mail, z którego wysyłane są dokument, o których mowa w pkt 1.
Beneficjent upoważnia Fundację do dokonania płatności wynagrodzenia za wspomniane w punkcie 1 umowy na podstawie przesłanych oryginałów dokumentów (papierowych lub elektronicznych), jeżeli przesłanie to nastąpiło z adresu e-mail, wskazanego w punkcie 2.
Beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia oryginałów wszelkich dokumentów odpowiedniej osobie w roli KAM-a w ciągu 10 dni od wysłania ich za pomocą poczty elektronicznej.
Strony oświadczają, iż mogą wykorzystywać do podpisania różnego rodzaju dokumentacji e-podpis, przy pomocy narzędzia stosowanego przez Fundację i udostępnionego Beneficjentowi, zgodnego z polskimi przepisami prawnymi oraz Unii Europejskiej (UE nr 910/2014) w zakresie podpisów elektronicznych i transmisji. Wysłane elektronicznie dokumenty ze strony Fundacji do Beneficjenta/Wykonawcy/Zamawiającego/Kontrahenta muszą być w ten sam sposób podpisane przez stronę odbiorcy dokumentu, w przeciwnym razie nie będzie traktowane jako dokument zawarty.
Beneficjent zrzeka się względem Fundacji wszelkich ewentualnych roszczeń wynikających z elektronicznej formy przesyłania tych dokumentów i dokonywania rozliczeń na ich podstawie. Ponadto Beneficjent oświadcza, że żadna osoba trzecia nie ma dostępu do podanego przez niego w punkcie 2 adresu poczty elektronicznej.
W przypadku zmiany jakichkolwiek danych podanych w szczegółowym kwestionariuszu osobowym pod nazwa “Ankieta Startowa” w trakcie trwania umowy współpracy Beneficjent zobowiązany jest w terminie do 3 dni od zaistnienia zmiany poinformować o tym fakcie Fundację.

§11. Siła wyższa

Strony nie ponoszą odpowiedzialności za żadne niewykonanie (niewłaściwe wykonanie) swoich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej, takiej jak: pożar, powódź, trzęsienie ziemi lub inna klęska żywiołowa, wojna, działania wojskowe jakiegokolwiek rodzaju, akty terroryzmu, jak również inne okoliczności, których Strony nie mogły przewidzieć lub których nie mogły uniknąć, w tym uchwalenie dowolnego prawa i/lub innego aktu normatywnego, lub dowolnego innego przepisu wydanego przez jakikolwiek organ publiczny, lub samorząd lokalny, który zakazuje lub ogranicza jakiekolwiek działanie przewidziane w niniejszej Umowie. Istnienie jakiejkolwiek siły wyższej zostanie potwierdzone odpowiednim dokumentem wydanym przez właściwy organ odpowiedniego kraju.
Strona dotknięta okolicznościami/konsekwencjami działania siły wyższej powiadomi drugą Stronę na piśmie o takich okolicznościach/konsekwencjach działania siły wyższej, ich wpływie na wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, szacowanym czasie trwania oraz dostarczy dowody potwierdzające wystąpienie okoliczności/konsekwencji działania siły wyższej. Powiadomienie powinno zostać przekazane w ciągu trzech (3) dni roboczych od dnia wystąpienia okoliczności/konsekwencji siły wyższej lub od dnia, w którym Strona dotknięta okolicznościami/konsekwencjami siły wyższej powinna była się dowiedzieć o ich wystąpieniu.

§12. Poufność

Przez Informację Poufną należy rozumieć informacje, które obejmują:
1. informacje, które mają być otrzymane przez którąkolwiek ze Stron od drugiej Strony w jakiejkolwiek formie, zawierające informacje będące w posiadaniu, użytkowaniu i rozporządzaniu przez którąkolwiek ze Stron oraz związane z działalnością gospodarczą i planami na przyszłość Zamawiającego i jego Przedstawiciela (Zamawiającego, jego partnerów, inwestorów, wykonawców, klientów, zleceniodawców, prawników, przedstawicieli, podmiotów powiązanych i/lub stowarzyszonych, pracowników którejkolwiek ze wspomnianych stron lub Zamawiającego, którzy wymagają Informacji Poufnych w celu świadczenia usług na rzecz Zamawiającego lub otrzymywania usług od Zamawiającego, a Zamawiający nie przewiduje żadnych ograniczeń w zakresie udostępniania tych Informacji Poufnych temu podmiotowi lub osobie), jak również wszelkie inne informacje, które dają Zamawiającemu lub jego Przedstawicielowi przewagę nad konkurencją i są uważane za ważne, wszelkie informacje dotyczące Przedstawicieli, ich działalności i porządku wewnętrznego; wszelkie informacje o osobach trzecich ujawnione Przedstawicielom na warunkach poufności. Strony zgadzają się co do zasadniczego znaczenia Informacji Poufnych jako: Informacje Poufne, niezależnie od sposobu i formy ich ujawnienia, będą oznaczone jako «poufna» lub «zastrzeżona» w momencie takiego ujawnienia, lub otrzymane wcześniej były zakodowane, zabezpieczone hasłem lub innymi środkami technicznymi, które ograniczają dostęp do takich informacji strony trzeciej;
2. tajemnice handlowe, informacje techniczne, know-how, procesy, pliki elektroniczne i kompilacje danych, dokumentacja serwisowa, metody produkcji, oprogramowanie; dane handlowe, informacje o wydatkach, informacje o przychodach i korzyściach, dane finansowe, wszelkie nazwy wykonawców, informacje o opłatach za usługi, koszty robót, ceny produktów, informacje o wynagrodzeniach dla Przedstawicieli, harmonogramy płatności; informacje o osobach trzecich ujawnione Przedstawicielom na warunkach poufności; treść wyników usług świadczonych w ramach niniejszej Umowy;
3. informacje, o których Beneficjent wie lub ma powody wiedzieć w danych okolicznościach, powinny być traktowane jako poufne, niejawne lub zastrzeżone;
4. inne informacje uważane za Informacje Poufne i/lub określone przez Zamawiającego jako niejawne, a także informacje niejawne określone jako takie w odpowiednich przepisach wewnętrznych i/lub innych wewnętrznych dokumentach Przedstawicieli, jak również inne informacje uważane za Informacje Poufne zgodnie z przepisami prawa.
Wszelkie informacje zawierające elementy informacji handlowych, w tym powielane, uzyskane itp. są uważane za informacje poufne.
Dla celów sekcji «Poufność», Ujawnienie oznacza każde ujawnienie, komunikację, ekspozycję, dystrybucję, dyspozycję, przekazanie osobom trzecim, dostawę, wymianę, sprzedaż, udzielenie dostępu / udostępnienie, wykorzystanie, przekazanie osobom trzecim w inny sposób i w każdej innej formie. Pojęcie «ujawnienie» obejmuje również zawinione działania lub zaniechania, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do ujawnienia.
W rozumieniu rozdziału «Poufność» przez «Zamawiającego» rozumie się zarówno samego Zamawiającego, jak i upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Przedstawicieli.
Żadna ze Stron nie ujawnia niniejszej Umowy, żadnych jej warunków ani żadnych informacji dostarczonych jej przez drugą Stronę w związku z niniejszą Umową jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony, która to zgoda nie może być bezzasadnie wstrzymywana, pod warunkiem jednak, że takie ujawnienie może nastąpić:
1. w zakresie niezbędnym do spełnienia wymogów rządowych lub regulacyjnych dotyczących ujawniania informacji, nakazów sądowych lub obowiązujących przepisów prawa;
2. urzędnikom, dyrektorom, udziałowcom, pełnomocnikom, osobom zaangażowanym w bezpośrednie wykonanie niniejszej Umowy w celu właściwego wykonania ich obowiązków, audytorom i doradcom;
3. w zakresie niezbędnym i właściwym w związku z właściwym wykonaniem i egzekwowaniem niniejszej Umowy.
Postanowienia niniejszej sekcji nie ograniczają Stronie możliwości ujawniania informacji poufnych drugiej Strony na podstawie i w zakresie wymaganym przez żadne przepisy ustawowe lub wykonawcze (w szczególności i na zasadzie wyłączności, w przypadku wniosków ze strony władz rządowych lub organów kontroli państwowej); pod warunkiem że Strona zobowiązana do dokonania takiego Ujawnienia powiadomi drugą Stronę z odpowiednim wyprzedzeniem o takim wymaganym Ujawnieniu, na podstawie oraz w zakresie wymaganym przez przepisy ustawowe lub wykonawcze, a także podejmie odpowiednie wysiłki w celu zapewnienia uprzedniego i maksymalnego bezpieczeństwa Informacji Poufnych przed ich ujawnieniem, aby umożliwić drugiej Stronie zapobieżenie lub ograniczenie takiego Ujawnienia.
Każda ze Stron przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że żadne z postanowień niniejszej Umowy nie będzie interpretowane jako przyznanie Beneficjentowi żadnych praw, w tym praw licencyjnych lub innych, do posiadania i/lub wykorzystania i/lub dysponowania jakimikolwiek Informacjami Poufnymi, patentami, prawami autorskimi lub innymi prawami własności intelektualnej, lub prawami własności.
Nieprzestrzeganie postanowień dotyczących poufności, o których mowa w niniejszym dokumencie, jest wystarczającym powodem do jednostronnego rozwiązania Umowy przez Fundację i pociąga za sobą zobowiązanie Beneficjenta do pokrycia wszystkich oraz wszelkich bezpośrednich i pośrednich szkód i strat poniesionych przez Fundację/Zamawiającego, w tym utraconych zysków i strat gospodarczych.
Fundacja niniejszym określa wszelkie Informacje Poufne jako niejawne i nieujawniane przez Beneficjenta bez uzyskania specjalnej zgody Fundacji, a Beneficjent wyraża zgodę i niniejszym zobowiązuje się do korzystania z Informacji Poufnych wyłącznie w celu świadczenia Usług, nienaruszania poufnego traktowania, co oznacza ujawnienie Informacji Poufnych i gwarantuje, że Beneficjent nie ujawnił ich wcześniej.
Zakłada się, że wykorzystanie Informacji Poufnych w ramach świadczonych Usług wyklucza jakąkolwiek możliwość/ prawo do Ujawnienia Informacji Poufnych, z wyjątkiem przypadków, w których Fundacja udzieli specjalnej wyraźnej zgody na takie Ujawnienie lub takie Ujawnienie jest wyraźnie przewidziane w polityce wewnętrznej i/lub wewnętrznych dokumentach Przedstawicieli.
Beneficjent niniejszym zobowiązuje się:
1. do utrzymania informacji poufnych w ścisłej tajemnicy i nieujawniania ich osobom trzecim;
2. do przechowywania Informacji poufnych wyłącznie w miejscach ich przechowywania uzgodnionych przez Strony, korzystania z nich za pomocą metod i korzystania z zasobów służących do ich wymiany oraz z punktów dostępu do nich uzgodnionych wyłącznie przez Strony;
3. do niewykorzystywania takich informacji poufnych w żadnym celu, z wyjątkiem celów świadczenia usług;
4. na żądanie Fundacji/Zamawiającego, zwrócić, dostarczyć mu wszystkie przedmioty materialne i treści zawierające lub składające się z Informacji Poufnych oraz wszystkie ich kopie (w tym kopie w formie pisemnej, elektronicznej lub innej);
5. na żądanie Fundacji/Zamawiającego, do niezwłocznego dostarczenia Fundacji/Zamawiającemu wszelkich informacji, adresów, danych, środków dostępu związanych z wszelkimi zasobami, domenami, hasłami, środkami technicznymi, mediami, w tym elektronicznymi, lokalizacjami (w tym własnymi, prywatnymi i zewnętrznymi), w których Informacje Poufne były przechowywane przed i są przechowywane w momencie żądania, niezależnie od tego, czy są one dostępne w momencie żądania, oraz powiadomienia o formie i sposobach przechowywania Informacji Poufnych;
6. na żądanie Fundacji/Zamawiającego, do niezwłocznego uzgodnienia z nim wszelkich zasobów, domen, środków technicznych, mediów, w tym elektronicznych, lokalizacji, formy i metod przechowywania Informacji Poufnych. Beneficjent ma prawo do korzystania z zasobów, domen, haseł, środków technicznych, nośników, lokalizacji, formy i metod przechowywania Informacji Poufnych wyłącznie w sposób zatwierdzony przez Fundację/Zamawiającego lub upoważnionego przedstawiciela Fundacji/Zamawiającego;
7. na żądanie Fundacji/Zamawiającego, do niezwłocznego zniszczenia wszelkich Informacji Poufnych, jak również informacji związanych z Informacjami Handlowymi, w tym wszelkich ich kopii; oraz
8. do nieniszczenia Informacji Poufnych bez specjalnego bezpośredniego żądania Fundacji/Zamawiającego.
W przypadku niewłaściwego wykonania, niepełnego wykonania wymagań (lub jakiejkolwiek ich części) przewidzianych w punkcie «Poufność», Beneficjent zostanie uznany za naruszającego postanowienia dotyczące poufności uzgodnione w niniejszym dokumencie, co zostanie uznane za fakt nieuprawnionego ujawnienia Informacji Poufnych przez Beneficjenta, co spowoduje zastosowanie odpowiednich środków odpowiedzialności Beneficjenta dotyczących faktu i czasu trwania naruszenia przewidzianego w niniejszym dokumencie lub w obowiązujących przepisach prawa.
W przypadku naruszenia przez Beneficjenta zobowiązań dotyczących zachowania poufności, jak również w przypadku nieautoryzowanego ujawnienia (Ujawnienie bez specjalnej wyraźnej zgody Fundacji/Zamawiającego) Informacji Poufnych, zobowiązań i gwarancji określonych w niniejszym rozdziale «Poufność», Beneficjent jest zobowiązany do zrekompensowania Fundacji/Zamawiającemu wszelkich bezpośrednich i pośrednich szkód i strat poniesionych przez Fundację/Zamawiającego i jego Przedstawicieli w związku z naruszeniem przez Beneficjenta zobowiązań i gwarancji określonych w niniejszym rozdziale «Poufność», w tym utraty zysku i utraty działalności. Odszkodowanie od Beneficjenta za szkody nie zwalnia Beneficjenta z prawidłowego wykonania jego zobowiązań.
Beneficjent przyjmuje do wiadomości, że nieuprawnione wykorzystanie lub ujawnienie Informacji Poufnych spowoduje, że właściciel Informacji Poufnych lub strona, która zgodnie z prawem je posiada, dysponuje nimi lub je wykorzystuje, poniesie nieodwracalną szkodę i znaczne straty, których stopień może być trudny do ustalenia. W związku z tym Beneficjent zgadza się, że Fundacja/Zamawiający będzie miał prawo do natychmiastowego uzyskania sprawiedliwego zadośćuczynienia lub innego środka prawnego w związku z nieautoryzowanym wykorzystaniem, lub ujawnieniem Informacji Poufnych, oprócz wszelkich innych praw i środków prawnych, które mogą mu przysługiwać na mocy niniejszego dokumentu, prawa lub w inny sposób.
Warunki uzgodnione w niniejszej sekcji «Poufność» obejmują istniejące wcześniej stosunki między Stronami w związku ze świadczeniem Usług i pozostaną w mocy przez okres pięciu (5) lat od daty ostatniego ujawnienia Informacji Poufnych przez którąkolwiek ze Stron, po którym to czasie Umowa wygaśnie.

§13. Bezpieczeństwo

Przy świadczeniu Usług Beneficjent będzie przestrzegał wszystkich uzasadnionych procedur bezpieczeństwa ustanowionych przez Fundację.
Mając na uwadze praktyczną realizację wymogów bezpieczeństwa informacji Fundacji w procesie świadczenia przez Beneficjenta usług, Strony zobowiązują się wspólnie realizować odpowiedni zestaw czynności, a mianowicie:
1. Beneficjent będzie korzystał ze skrzynki pocztowej i konta do przechowywania plików w chronionej domenie Fundacji lub jego klientów, które zostaną utworzone przez Fundację;
2. świadczenia Usług z wykorzystaniem bezpiecznego punktu dostępu do Internetu oraz innej infrastruktury zdolnej do zapewnienia wymogów bezpieczeństwa informacji Fundacji i/lub jego klientów.

§14. Postanowienia końcowe

O wszelkich zmianach niniejszego Regulaminu Fundacja poinformuje Beneficjentów co najmniej 3 dni przed ich wejściem w życie, poprzez opublikowanie zaktualizowanego Regulaminu na stronie internetowej Fundacji: www.unityhub.biz.
Beneficjent zobowiązany jest także do przestrzegania Regulaminów Fundacji związanych z korzystaniem z poszczególnych usług w ramach umowy współpracy i umów odrębnych.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego w Polsce.
Regulamin został sporządzony w języku polskim oraz angielskim. W razie pojawienia się wątpliwości językowych wiążącym językiem jest język polski.
Beneficjent oświadcza, iż zna/rozumie języki polski/angielski na poziomie pozwalającym na świadome podpisanie umów i akceptacji postanowień wynikających z Regulaminu.

§15. Oświadczenia

Beneficjent oświadcza, iż nie jest podmiotem ujętym na liście, o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U z 2025 r., poz. 514).
Beneficjent oświadcza, że nie jest stosowane wobec niego, jak również wobec jakiegokolwiek podmiotu, który reprezentuje bądź którego jest beneficjentem rzeczywistym środki określone w art. 2 ust. 1–3 rozporządzenia Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. Urz. UE L 134 z 20.05.2006, str. 1, z późn. zm.) oraz określone w art. 2 i art. 9 rozporządzenia Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. Urz. UE L 78 z 17.03.2014).
Beneficjent oświadcza, że nie jest umieszczony na żadnej innej liście sankcyjnej, w szczególności prowadzonej przez właściwe organy Organizacji Narodów Zjednoczonych, Stanów Zjednoczonych Ameryki oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
Beneficjent oświadcza, że nie jest objęty żadnymi sankcjami o charakterze sektorowym, czy terytorialnym nałożonymi na Federację Rosyjską, czy Republikę Białorusi w związku z agresją na Ukrainę.
Beneficjent oświadcza, że w żaden sposób — ani pośrednio, ani bezpośrednio — nie zajmował się i nie zajmuje się jakąkolwiek działalnością wspierającą instytucje państwowe Federacji Rosyjskiej, czy instytucje państwowe Republiki Białorusi.
Beneficjent oświadcza, że w żaden sposób — ani pośrednio, ani bezpośrednio — nie zajmował się i nie zajmuje się jakąkolwiek działalnością wspierającą działalność jakichkolwiek podmiotów prywatnych wspierających agresję Federacji Rosyjskiej na Ukrainę bądź skierowanych przeciwko demokratycznej opozycji w Federacji Rosyjskiej i na Białorusi.

In English:

Considering the need of unifying the rules of business incorporation service provision by the Unity Legal Collaboration Hub Foundation, with its registered seat in Krakow, 28 Rynek Główny Street, KRS No. 0000703208, hereinafter referred to as the “Foundation”, these Bylaws clarify the rights and obligations of the Parties of service agreements and other agreements concluded with the Foundation.

§1. Agreement

The provision of business incorporation and other services (“Services”) by the Foundation shall be based on separately concluded cooperation agreements, contracts for specific work and other agreements („Agreements”).
The provisions of these Bylaws supplement and clarify the rights and obligations of the Parties under the concluded agreements.

§2. Definitions

Services — legal, technical, and organizational services, accounting services, human resources and payroll services, administrative services, forms of cooperation specified in these Terms and Conditions and in Agreements, provided by the Foundation to natural persons.
The Foundation’s Board – the executive body of Unity Legal Collaboration Hub Foundation according to Polish law.
KAM – a person appointed to implement the provisions of the cooperation agreement on behalf of the Foundation.
Coordinator — a person appointed and authorized by members of the group ZCP to perform specific activities on behalf of members/beneficiaries of the group ZCP for the Foundation, in accordance with the cooperation agreement.
Application – submitted via the application form in the CRM system or by email to contact@unityhub.biz – on the basis of which the Foundation assesses the possibility of providing services to individual clients/beneficiaries.
Beneficiary – an individual who has been qualified by the Foundation to benefit from the Services and has signed a cooperation agreement with the Foundation.
Collaboration agreement – a document concluded between the Foundation and the beneficiary or several beneficiaries, headed (or not) by a coordinator, aimed at the Foundation separating an organized part of the enterprise (ZCP) for the beneficiary/beneficiaries, the purpose of which is to carry out the project specified in such an Agreement within the legal personality of the Foundation.
Service agreement – a document concluded between the Foundation and the Contractor/Ordering Party for whom services are provided by a designated organized part of the enterprise within the legal personality of the Foundation.
Contract for specific work – a document concluded between the Foundation and the Contractor/Beneficiary of a particular ZCP for the benefit of the Foundation within the framework of the economic objectives of individual ZCP.
Other agreements concluded between the Foundation and other Parties, going beyond the standard documents/agreements mentioned above, necessary for the purposes of the Foundation’s statutory/economic activities, regulating the rights and mutual obligations of the Foundation and those Parties.
ZCP (organized part of the enterprise) – a separate organized part of the enterprise within the Foundation, whose name is always specified in writing in the Cooperation Agreements, the purpose of which is to implement the projects referred to in the Cooperation Agreement/Service Agreement and, where applicable, other documents included in these Regulations. An organized part of the enterprise should be understood as a set of components necessary to provide services to the Ordering Party. In particular, the organized part of the enterprise shall include movable property, real estate, property rights, licenses and permits, patents and other industrial property rights, copyrights and related rights, receivables and liabilities, trade secrets, and documentation related to the conducted business activity.
Contractor — a person who directly performs work for the Foundation in the performance of the Agreement for the Ordering Party/Contractor, belonging to a specific organized part of the enterprise (ZCP).
Ordering Party — a party to the Service Agreement which, using the Foundation’s services, commissions the Project Contractor, represented by the Beneficiary/Coordinator within the framework of the ZCP, to perform specific tasks referred to in the Service Agreement, necessary for the proper performance of the Services.
Electronic System — the system used by the Foundation for the purposes of the Agreement, including GDrive, GSheets, GDocs, the CRM system owned by the Foundation or under license, and the PandaDoc and Hellosing electronic signature systems, as well as other systems agreed upon by the Parties on an ongoing basis.
Basic price list – a document attached to the Regulations, which specifies and describes the details of calculating fees for individual Services provided by the Foundation to beneficiaries/contractors/clients. A change in the price list does not oblige the Foundation to change the regulations or any of the agreements in its documentation. The basic price list is made available to recipients in the form of a link https://form.unityhub.biz/en/incubation-price-list/ with all information, unless the parties have preferential terms agreed individually, in which case this is regulated by a separate appendix to the Cooperation Agreement.

§3. Services provided by the Company

The Foundation offers:
1. receiving mail addressed to the Beneficiary related to the services provided by the Foundation by employees/associates of the Foundation and providing the correspondence address of the Foundation’s office,
2. cooperation based on orders covering orders for Beneficiaries, services provided by them to the Foundation, depending on the Beneficiary’s specialization.
For beneficiaries interested in additional services, the Foundation offers the following benefits, priced in each case between the Foundation and the beneficiary, including:
1. additional assistance in excess of the limit of services under the fee referred to in paragraph 1(a),
2. substantive advice on business activities in Poland, support in providing contacts and knowledge base of the Foundation,
3. the possibility of using additional services offered to business partners by companies cooperating with the Foundation and others, depending on the individual needs of the Beneficiary,
4. consulting/assistance in legalization of work, legalization of residence for foreigners, obtaining Polish citizenship, and other matters.
The provision of Services shall commence after the relevant agreements have been signed with the Beneficiary and shall be carried out in accordance with the rules set out in these Terms and Conditions and the agreements binding the parties.

§4. Criteria for participation in the Support Program under Incorporation

Individuals may participate in the Support Program as part of the Incorporation.
The following projects are not eligible for participation in the Incorporation Support Program:
1. that pose a threat to the environment,
2. onerous for other companies operating within the Foundation,
3. contrary to generally accepted moral and ethical standards,
4. unacceptable to the Foundation for formal and legal reasons.
The following may not participate in the Support Program under the Incorporation:
1. persons who have been validly sentenced to a criminal measure referred to in Article 41 § 2 of the Criminal Code and persons illegally residing in Poland,
2. persons who have committed violations of unfair competition laws.
In cases where it is not possible to unequivocally establish the facts mentioned in point 3 of this paragraph, the Foundation, after consultation with the Legal Department or the Board of Directors of the Foundation, shall decide on a case-by-case basis whether a person should join the Support Program.

§5. Procedure for granting access to the Support Program under Incorporation

The Foundation shall provide information/assistance at the request of the interested Program participant.
The application referred to in item 1 shall be in the form of an application form for incorporation, the template of which is posted on the website www.form.unityhub.biz.
A correctly completed form is forwarded to the person responsible for this task at the Foundation.
KAM, after consultation with the Legal Department or the Foundation’s Management Board, shall decide whether to qualify or not to qualify the Beneficiary or group of beneficiaries planning a project under the ZCP for the Support Program.
If the application is rejected, a justification explaining the negative decision may or may not be provided.
Upon acceptance of the application, KAM or another person acting on the basis of a power of attorney signs a cooperation agreement with an individual or group of individuals who become the Beneficiary/Group of beneficiaries under a joint group ZCP.
If the project is carried out by more than one person, each of these persons shall sign Appendix 6 to the main cooperation agreement, while performing the activities referred to in paragraph 5(4). Beneficiaries who carry out activities through more than one person shall be jointly and severally liable for their obligations towards the Foundation.
If the project is carried out by more than three people, they are required to appoint a Leader in the person of a Coordinator, i.e., a person responsible for the project/group within a dedicated ZCP.

§6. Principles of Beneficiaries in the Support Program

Beneficiaries of the Support Program shall act on their own account and at their own risk within the organized part of the enterprise at the Foundation under cooperation agreements, commission or specific task contracts, service agreements, or other agreements in accordance with the guidelines of the Regulations.
The Foundation shall have a claim against the Beneficiary of the Support Program to compensate for any damage to the Foundation incurred due to the act or omission of the Beneficiary of the Support Program.
The use of funds entrusted by the Foundation and resources granted from grants, subsidies or other forms of assistance obtained with the participation of the Foundation shall be subject to supervision. Supervisory activities are carried out in particular by KAM or the Board of Directors.
Supervisory activities are carried out by: KAM and in special cases the Board of Directors of the Foundation.
The Beneficiary is obliged to conscientiously and timely fulfill his/her obligations to the Foundation, in particular those designated by the Bylaws, the decision of the Foundation or KAM.
In order to ensure an efficient accounting system, the Beneficiary is required to settle financial matters on an ongoing basis, in particular, they are required to provide KAM with complete accounting/payroll documentation related to the conduct of business and participation in the Support Program by e-mail or via the application form in the traditional manner of communication with the Foundation. The Foundation shall not make any payments or accept any documents in business transactions without the Beneficiary/Contractor/Coordinator providing the original source documentation in advance.
The Beneficiary shall be obliged to pay to the Foundation reimbursement of lump-sum monthly administrative costs under the terms of §7 of these Bylaws.
In case of failure to comply with the obligation under para. 5-8, the disciplinary procedures specified in §8 of the Bylaws shall be applied to the Beneficiary.
The date of performance of services by the Beneficiary as indicated in the civil law contracts shall depend on the date of obtaining documents legalizing the Beneficiary’s residence/work in the territory of the Republic of Poland, and in the event that the Beneficiary obtains the relevant documents legalizing the Beneficiary’s residence/work in the territory of the Republic of Poland later than the date indicated in the contracts preceding the date of commencement of performance of services/works – the date of performance (commencement and completion) of performance of services shall be shifted accordingly.
The Foundation pays remuneration to Beneficiaries for completed contracts on the basis of concluded agreements on the same day that the invoices are signed by both Parties, provided that there are sufficient funds in the ZCP accounts from which the payment is made. The work/order is accepted on condition that the invoice is signed by both Parties to the Agreement.
The remuneration of the Beneficiaries shall be determined in accordance with a binding service agreement and a contract for specific work, subject to prior approval by the Ordering Party, whereby approval shall be tantamount to payment of the Invoice by the Contractor/Ordering Party.

§7. Reimbursement of administrative costs incurred by the Foundation

By virtue of participation in the Support Program specified in §3 point 1, the Beneficiary undertakes to pay fees to the Foundation in accordance with the Price List by the 5th (fifth) day of each month, starting from the month in which they joined the Support Program in accordance with the concluded Cooperation Agreement.
Any payments resulting from the implementation of a project (ZCP) within the Foundation may be automatically debited from the sub-account maintained for individual Unity Hub ZCPs, to which the Beneficiary agrees by entering into cooperation.

§8. Disciplinary procedures

In the event of the Beneficiary’s failure to comply with the obligation to pay for services in accordance with the Price List and the agreed deadlines resulting from the provisions of these Regulations, and actions to the detriment of the Foundation, the Foundation shall apply disciplinary procedures aimed at ensuring that the Beneficiary fulfills the indicated obligations, in particular by imposing an obligation on the Beneficiary to pay additional fees:
1. in the case of a Beneficiary for whom the offense has been established for the first time, an additional fee of 0.5% of the gross amount due will be charged for each day of delay;
2. in the case of a Beneficiary who has been found guilty of a second and each subsequent offense, an additional fee of 5% of the gross amount due will be charged for each day of delay.
If, in the case of at least two offenses, the Beneficiary does not pay the additional fee within 7 days from the date of the call for payment, he is obliged to pay a contractual penalty of PLN 5000 for each offense.

§9. Termination of participation in the Support Program

Termination of participation in the Support Program shall occur in the following cases:
1. expiration of the contract,
2. termination of the contract,
3. termination of the agreement.
Termination at the initiative of the Foundation or the beneficiary shall be effected with three full months’ notice, effective at the end of that period, or without such notice, exclusively by the Foundation, in the event of violation by the Beneficiary of the provisions of these Bylaws, in particular in the event of committing embezzlement of funds entrusted by the Foundation or resources granted from grants, subsidies or other forms of assistance obtained with the participation of the Foundation, or acting to the detriment of the Foundation.
Upon termination of cooperation, Beneficiaries may not demand reimbursement from the Foundation for intangible assets and rights contributed by them to the Foundation and may not require payment of cash equivalent for tangible assets.
The Parties unanimously declare that the Beneficiary will cover all costs that the Foundation will incur in connection with possible claims of contractors against the Foundation with whom contracts were concluded by the Beneficiary under the agreement of this cooperation.
The Beneficiary shall not have the right to incur any obligations on behalf of the Foundation without the express prior and written consent of the Board of Directors of the Foundation under penalty of criminal and civil liability. If the written approval of the Board of Directors of the Foundation is obtained, the Beneficiary shall be obliged to settle all liabilities that he/she has incurred on behalf of the Foundation acting under this agreement. If the Beneficiary, in spite of a summons, fails to settle the aforementioned liabilities within 7 days from the date of receipt of the summons, which will be the cause of termination of the agreement by the Foundation with immediate effect, then in such case the Beneficiary shall be obligated to pay an additional contractual penalty of at least PLN 20,000.00 for each unpaid obligation.
Payment of the contractual penalty referred to in other sections of these regulations does not preclude the Foundation from claiming supplementary damages on general principles.
In the event that, as a result of the Beneficiary’s breach of the obligations set forth in the cooperation agreement and the Bylaws, a third party makes claims against the Foundation, the Beneficiary shall be obliged to settle them and to cover the damages and costs incurred by the Foundation in connection therewith, including the costs of providing legal assistance.
In the event that, after the termination of cooperation, the Beneficiary fails to settle the liabilities that it has incurred on behalf of the Foundation during the term of the cooperation agreement, the Foundation shall have the right, based on a unilateral declaration of intent, to set off these receivables against the Beneficiary’s claims against the Foundation, especially those arising from unpaid contracts. In other related cases, the Beneficiary declares that it is aware that the Foundation will exercise recourse.

§10. Communication

The rules set forth in the following paragraph shall apply only if no communication rules are specified in the cooperation agreement.
The Parties agree that all documents issued on the basis of these Bylaws, together with other documentation, shall be deemed to have been delivered if they are sent:
1. to the e-mail address provided, followed by confirmation by the Foundation that it has received the message during the Foundation’s office hours;
2. by mail to the address of the Foundation’s office (registered letter with acknowledgment of receipt).
The Beneficiary in the cooperation agreement shall specify its telephone number and e-mail address from which the document referred to in point 1 is sent.
The Beneficiary authorizes the Foundation to make the payment of remuneration referred to in point 1 of the agreement on the basis of the original documents (paper or electronic) sent, if the sending took place from the e-mail address indicated in point 2.
The Beneficiary is required to deliver the originals of all documents to the appropriate person in the role of KAM within 10 days of sending them by email.
The Parties declare that they may use an e-signature to sign various types of documentation, using a tool provided by the Foundation and made available to the Beneficiary, in accordance with Polish and European Union law (EU No. 910/2014) in the field of electronic signatures and transmission. Documents sent electronically from the Foundation to the Beneficiary/Contractor/Ordering Party must be signed in the same manner by the recipient of the document, otherwise it will not be treated as a binding document.
The Beneficiary waives any potential claims against the Foundation arising from the electronic form of sending these documents and making settlements based on them. In addition, the Beneficiary declares that no third party has access to the e-mail address provided by him in Section 2.
In the event of any changes to the data provided in the detailed personal questionnaire entitled “Ankieta Startowa” during the term of the cooperation agreement, the Beneficiary is obliged to inform the Foundation of this fact within 3 days of the change occurring.

§11. Superior Force

The Parties shall not be liable for any failure (improper performance) of their obligations under this Agreement in the event of force majeure, such as fire, flood, earthquake or other natural disaster, war, military action of any kind, acts of terrorism, as well as other circumstances which the Parties could not foresee or avoid, including the enactment of any law and/or other enactment, or any other rule issued by any public authority or local government that prohibits or restricts any of the activities contemplated by this Agreement. The existence of any force majeure shall be certified by an appropriate document issued by the competent authority of the relevant country.
The Party affected by the force majeure circumstances/consequences shall notify the other Party in writing of such force majeure circumstances/consequences, their impact on the performance of its obligations under this Agreement, their estimated duration and provide evidence of the force majeure circumstances/consequences. The notification shall be given within three (3) working days of the occurrence of the force majeure circumstances/consequences or the date on which the Party affected by the force majeure circumstances/consequences should have become aware of their occurrence.

§12. Confidentiality

Confidential Information means information that includes:
1. information to be received by either Party from the other Party in any form, containing information in the possession, use and disposal of either Party and related to the business activities and future plans of the Ordering Party and its Representative (the Ordering Party, its partners, investors, contractors, clients, principals, lawyers, representatives, related and/or associated entities, employees of any of the aforementioned parties or the Ordering Party who require Confidential Information in order to provide services to the Ordering Party or receive services from the Ordering Party, and the Ordering Party does not provide any restrictions on making this Confidential Information available to that entity or person), as well as any other information that gives the Ordering Party or its Representative an advantage over its competitors and is considered important, any information concerning the Representatives, their activities and internal order; any information about third parties disclosed to the Representatives on confidential terms. The Parties agree that Confidential Information has the essential meaning that: Confidential Information, regardless of the manner or form of disclosure, will be marked «confidential» or «proprietary» at the time of such disclosure, or if previously received will be encrypted, password protected or otherwise technically protected to limit third party access to such information;
2. trade secrets, technical information, know-how, processes, electronic files and data compilations, service records, manufacturing methods, software; commercial data, expense information, revenue and benefit information, financial data, any names of contractors, service fee information, work costs, product prices, Representatives’ compensation information, payment schedules; information about third parties disclosed to Representatives on confidential terms; the content of the results of the services provided under this Agreement;
3. information which the Beneficiary knows or has reason to know in the circumstances shall be treated as confidential, secret or proprietary;
4. other information considered to be Confidential Information and/or designated by the Ordering Party as non-public, as well as non-public information designated as such in the relevant internal regulations and/or other internal documents of the Representatives, as well as other information considered to be Confidential Information in accordance with the provisions of law.
Any information containing elements of commercial information, including duplicated, obtained, etc., is considered confidential information.
For the purposes of the «Confidentiality» section, Disclosure means any disclosure, communication, exposure, distribution, disposition, transfer to third parties, delivery, exchange, sale, granting access / making available, use, transfer to third parties in any other manner and form. The term «disclosure» also includes culpable acts or omissions that led to or may lead to disclosure.
For the purposes of the «Confidentiality» chapter, «Ordering Party» shall mean both the Ordering Party itself and the Ordering Party’s authorised representatives and Representatives.
Neither Party shall disclose this Agreement, any of its terms or any information provided to it by the other Party in connection with this Agreement to any third party without the prior written consent of the other Party, which consent shall not be unreasonably withheld, provided, however, that such disclosure may be made:
1. to the extent necessary to satisfy governmental or regulatory disclosure requirements, court orders or applicable laws;
2. to officers, directors, shareholders, agents, persons engaged in the direct execution of this Agreement for the proper performance of their duties, auditors and advisors;
3. to the extent necessary and appropriate in connection with the proper execution and enforcement of this Agreement.
The provisions of this Section shall not restrict a Party from disclosing the Confidential Information of the other Party as required by, and to the extent required by, any law or regulation (including, but not limited to, requests from governmental authorities or state control bodies); provided that the Party required to make such Disclosure shall give the other Party reasonable notice of such required Disclosure, as required by, and to the extent required by, any law or regulation, and shall make reasonable efforts to ensure prior and maximum security of the Confidential Information prior to disclosure in order to enable the other Party to prevent or limit such Disclosure.
Each Party acknowledges and agrees that nothing in this Agreement shall be construed as granting to the Beneficiary any rights, including license rights or otherwise, to own and/or use and/or dispose of any Confidential Information, patents, copyrights or other intellectual property or proprietary rights.
Failure to comply with the confidentiality provisions referred to in this document is sufficient reason for the unilateral termination of the Agreement by the Foundation and entails the obligation of the Beneficiary to cover all and any direct and indirect damages and losses incurred by the Foundation/Ordering Party, including lost profits and economic losses.
The Foundation hereby designates all Confidential Information as secret and not to be disclosed by the Beneficiary without the specific consent of the Foundation, and the Beneficiary agrees and hereby undertakes to use the Confidential Information only for the purpose of providing the Services, not to breach the confidential treatment, which means disclosing the Confidential Information, and warrants that the Beneficiary has not previously disclosed it.
It is assumed that the use of Confidential Information within the framework of the Services provided excludes any possibility/right to Disclose Confidential Information, except in cases where the Foundation gives specific express consent to such Disclosure or such Disclosure is expressly provided for in the internal policies and/or internal documents of the Representatives.
The Beneficiary hereby undertakes:
1. to keep the confidential information strictly confidential and not to disclose it to third parties;
2. to store the Confidential Information only in the places of its storage agreed by the Parties, to use it using the methods and resources for its exchange and from the access points to it agreed exclusively by the Parties;
3. not to use such confidential information for any purpose, except for the purposes of providing services;
4. at the request of the Foundation/Ordering Party, to return, deliver to it all tangible objects and content containing or consisting of the Confidential Information and all copies thereof (including copies in written, electronic or other form);
5. at the request of the Foundation/Ordering Party, to immediately provide the Foundation/Ordering Party with all information, addresses, data, means of access related to all resources, domains, passwords, technical means, media, including electronic ones, locations (including own, private and external) in which Confidential Information was stored before and is stored at the time of the request, regardless of whether they are available at the time of the request, and notification of the form and methods of storing Confidential Information;
6. at the request of the Foundation/Ordering Party, to immediately agree with it on all resources, domains, technical means, media, including electronic ones, locations, forms and methods of storing Confidential Information. The Beneficiary has the right to use the resources, domains, passwords, technical means, media, locations, forms and methods of storing Confidential Information only in a manner approved by the Foundation/Ordering Party or an authorized representative of the Foundation/Ordering Party;
7. at the request of the Foundation/Ordering Party, to immediately destroy all Confidential Information, as well as information related to Commercial Information, including all copies thereof;
8. not to destroy Confidential Information without a specific direct request from the Foundation/Ordering Party.
In the event of improper performance, incomplete performance of the requirements (or any part thereof) provided for in the section «Confidentiality», the Beneficiary will be deemed to have violated the confidentiality provisions agreed in this document, which will be considered as an unauthorized disclosure of Confidential Information by the Beneficiary, which will result in the application of appropriate Beneficiary liability measures regarding the fact and duration of the violation provided for in this document or in applicable legal regulations.
In the event of a breach by the Beneficiary of confidentiality obligations, as well as in the event of unauthorized disclosure (Disclosure without special express consent of the Foundation/Ordering Party) of Confidential Information, obligations and guarantees specified in this chapter «Confidentiality», the Beneficiary is obliged to compensate the Foundation/Ordering Party for any direct and indirect damages and losses incurred by the Foundation/Ordering Party and its Representatives in connection with the breach by the Beneficiary of the obligations and guarantees specified in this chapter «Confidentiality», including loss of profit and loss of business. Compensation from the Beneficiary for damages does not release the Beneficiary from the proper performance of its obligations.
The Grantee acknowledges that unauthorized use or disclosure of Confidential Information will cause the owner of the Confidential Information or the party who rightfully possesses, disposes or uses it to suffer irreparable harm and significant losses, the extent of which may be difficult to ascertain. Accordingly, the Grantee agrees that the Foundation/Ordering Party will be entitled to immediate equitable relief or other legal remedy in connection with the unauthorized use or disclosure of Confidential Information, in addition to any other rights and remedies it may have under this document, at law or otherwise.
The terms agreed in this «Confidentiality» section shall apply to the pre-existing relationship between the Parties in connection with the provision of the Services and shall remain in effect for a period of five (5) years from the date of the last disclosure of Confidential Information by either Party, after which time the Agreement shall terminate.

§13. Safety

In providing the Services, the Beneficiary will comply with all reasonable security procedures established by the Foundation.
In view of the practical implementation of the Foundation’s information security requirements in the process of providing the Services by the Beneficiary, the Parties undertake to jointly implement an appropriate set of activities, namely:
1. the Beneficiary will use a mailbox and an account to store files in a protected domain of the Foundation or its clients, which will be created by the Foundation;
2. provide the Services using a secure Internet access point and other infrastructure capable of ensuring the information security requirements of the Foundation and/or its clients.

§14. Final Provisions

The Foundation shall notify Beneficiaries of any amendments to these Regulations at least 3 days before they come into force by publishing the updated Regulations on the Foundation’s website: www.unityhub.biz.
The Beneficiary shall also be obliged to comply with the Bylaws of the Foundation related to the use of individual services under the cooperation agreement and separate agreements.
In matters not covered by these Bylaws, the provisions of the law generally applicable in Poland shall apply.
The regulations have been drawn up in Polish and English. In the event of any linguistic doubts, Polish shall be the binding language.
The Beneficiary declares that he/she knows/understands the Polish/English languages at a level that allows for conscious signing of agreements and acceptance of the provisions resulting from the Regulations.

§15. Statements

The beneficiary declares that it is not an entity included in the list referred to in art. 2 sec. 1 of the Act of 13 April 2022 on specific solutions for counteracting support for aggression against Ukraine and for protecting national security (consolidated text: Journal of Laws of 2025, item 514).
The beneficiary declares that the measures specified in art. 2 sec. 1-3 of Council Regulation (EC) No 765/2006 of 18 May 2006 concerning restrictive measures in view of the situation in Belarus and Belarus’s participation in Russia’s aggression against Ukraine (OJ EU L 134 of 20.05.2006, p. 1, as amended) and specified in art. 2 and art. 9 of Council Regulation (EU) No 269/2014 of 17 March 2014 on restrictive measures in respect of actions undermining or threatening the territorial integrity, sovereignty and independence of Ukraine (OJ EU L 78 of 17.03.2014).
The beneficiary declares that he is not included in any other sanctions list, in particular those maintained by the competent bodies of the United Nations, the United States of America and the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland.
The beneficiary declares that he is not covered by any sectoral or territorial sanctions imposed on the Russian Federation or the Republic of Belarus in connection with the aggression against Ukraine.
The beneficiary declares that in no way – neither directly nor indirectly – he has not been and is not involved in any activity supporting state institutions of the Russian Federation or state institutions of the Republic of Belarus.
The beneficiary declares that in no way – neither directly nor indirectly – it has been and is not engaged in any activity supporting the activities of any private entities supporting the aggression of the Russian Federation against Ukraine or directed against the democratic opposition in the Russian Federation and Belarus.