Державна система електронних фактур (KSeF) впроваджена Міністерством фінансів Польщі. Це загальнонаціональна інформаційна система, призначена для виставлення та отримання структурованих фактур.
Що таке KSeF?
KSeF — це електронна система, яка дає змогу створювати, надавати та зберігати структуровані фактури. Її основна мета — централізація реєстрації фактур: документи про продаж надходять до єдиної центральної бази Міністерства фінансів Польщі.
Завдяки інтеграції бухгалтерських програм із KSeF процес надсилання та отримання фактур здійснюється автоматично. Система також дає змогу керувати правами доступу, що забезпечує безпеку доступу до даних компанії.
З якого моменту KSeF є обов’язковим?
Багато підприємців, бухгалтерських бюро та податкових консультантів активно готувалися до змін у системі виставлення фактур. Ця робота не була марною, оскільки обов’язок використання KSeF уже став реальністю:
- з 1.02.2026 року — обов’язкова для великих суб’єктів, оборот яких у 2024 році перевищив 200 млн злотих;
- з 1.04.2026 року — обов’язкова для всіх інших суб’єктів;
- з 1.01.2027 року з’явиться можливість скористатися відстроченням для найменших платників податків, у яких сукупна вартість продажів становить не більше 10 тис. злотих брутто на місяць.
KSeF: останні зміни
Міністерство фінансів уточнило правила впровадження системи. Ось основні положення, передбачені законодавством:
- виставлення фактур із використанням касових апаратів можливе виключно до 31.12.2026 року;
- зазначення номера KSeF під час оплати фактури не є обов’язковим виключно до 31.12.2026 року;
- режим offline — платники податків можуть добровільно використовувати режим offline у разі проблем із надсиланням фактури до KSeF;
- уніфікація дати виставлення фактур у KSeF — незалежно від того, чи виставляється фактура в режимі online або offline24, датою виставлення вважається дата, зазначена продавцем у самій фактурі;
- добровільне виставлення фактур для фізичних осіб — платники податків можуть добровільно виставляти фактури в KSeF для фізичних осіб, при цьому виставлення електронної фактури зобов’язує платника податків забезпечити покупцеві доступ до цієї фактури;
- додатки до фактури — схема електронної фактури адаптована для можливості додавання додатків; використання цієї функції є добровільним;
- встановлення сертифікатів для QR-кодів до запровадження обов’язку виставляти фактури в KSeF — з 1.11.2025 року підприємці отримали можливість подавати заявки на отримання сертифікатів виставника фактури.
Для кого KSeF є обов’язковим?
Згідно зі ст. 106ga п. 2 Закону про VAT, обов’язок виставляти фактури в KSeF не поширюється на фактури, які виставляються:
- платником податків, який не має ані зареєстрованого місця ведення господарської діяльності, ані постійного місця ведення господарської діяльності на території Польщі;
- платником податків, який не має зареєстрованого місця ведення господарської діяльності на території Польщі, але має постійне місце ведення господарської діяльності на території Польщі, якщо це постійне місце ведення діяльності не бере участі в постачанні товарів або наданні послуг, у зв’язку з якими була виставлена фактура;
- платником податків, який застосовує спеціальні процедури, зазначені в розділі XII, главах 7, 7a і 9, під час документування операцій, що обліковуються в межах цих процедур;
- на користь покупця товарів або послуг, який є фізичною особою та не здійснює господарську діяльність;
- у разі належним чином задокументованих поставок товарів або надання послуг, визначених у нормативно-правових актах, виданих на підставі ст. 106s;
- платником податків, який користується звільненням, передбаченим ст. 113a п. 1.
Важливо зазначити, що Міністерство фінансів не виключає можливості добровільного виставлення фактур у KSeF для фізичних осіб. Такі фактури можуть містити QR-код, який дає змогу отримати анонімний доступ до фактури в Aplikacji Podatnika KSeF.
Як KSeF працює на практиці?
Система дає змогу виставляти фактури у форматі XML — так звані структуровані фактури. Процес виглядає так:
- Підприємець виставляє фактуру у своїй бухгалтерській програмі.
- Програма надсилає документ до KSeF.
- Система перевіряє його відповідність логічній структурі (схемі) та присвоює йому унікальний ідентифікаційний номер.
- Виставник отримує офіційне підтвердження отримання документа — Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
- Фактура автоматично стає доступною контрагенту — її одержувачу.
Законодавством передбачено кілька різних способів автентифікації в KSeF залежно від типу суб’єкта. Автентифікація в KSeF може здійснюватися трьома способами з використанням:
- довіреного профілю (profil zaufany);
- кваліфікованого електронного підпису (kwalifikowany podpis elektroniczny);
- кваліфікованої електронної печатки з NIP.
Вибір способу залежить від типу компанії, яка проходить авторизацію.
Підприємець також може використовувати токен для авторизації в KSeF. Однак для його генерації він повинен попередньо пройти автентифікацію в KSeF іншим способом — за допомогою довіреного профілю (profil zaufany) або кваліфікованого електронного підпису (kwalifikowany podpis elektroniczny). Токен не прив’язаний до конкретної фізичної особи, тому в KSeF відсутня інформація про те, хто саме ним скористався. Це, своєю чергою, ускладнює перевірку того, хто має доступ до облікового запису підприємця в KSeF, оскільки токен є послідовністю символів і жодним чином не захищений від копіювання та передачі іншим особам.
Авторизація в KSeF також може здійснюватися за допомогою згаданого вище токена, згенерованого безпосередньо в KSeF. Токену можна призначити конкретні права доступу без зазначення конкретної особи, якій надається доступ. Тому токен вважається універсальним способом авторизації в KSeF, оскільки його використання не потребує зазначення персональних даних.
Запроваджуючи для підприємців нові обов’язки у сфері виставлення фактур, законодавство передбачає можливість як безкоштовної, так і платної автентифікації в KSeF — наприклад, за допомогою згаданого електронного підпису або електронної печатки. Це стосується як фізичних осіб, так і компаній, які використовують KSeF.
Читайте также: Податкова реформа в Польщі 2027: Чи залишиться Ryczałt вигідним для B2B?
Сертифікати KSeF і QR-коди під час роботи в режимі offline
Багато підприємців ставлять собі питання, що робити в разі збою інтернет-з’єднання або самої системи Міністерства фінансів. У такій ситуації використовуються сертифікати виставника фактур. Це спеціальні цифрові посвідчення, які підприємці можуть генерувати в системі KSeF.
Такий сертифікат необхідний для виставлення фактур у режимі offline, а також під час збоїв системи. Він дає змогу бухгалтерській програмі згенерувати унікальний QR-код, який має бути розміщений на візуальному представленні фактури, що передається клієнту поза KSeF.
Завдяки цьому покупець, відсканувавши код, може перевірити справжність документа, навіть якщо сама фактура ще фізично не надійшла на сервери Міністерства фінансів. Таким чином, наявність заздалегідь згенерованого сертифіката є для компанії своєрідною страховкою на випадок технічних проблем.
Джерело польською: poradnikprzedsiebiorcy.pl
