Государственная система электронных фактур (KSeF) внедрёна Министерством финансов Польши. Это общенациональная информационная система, предназначенная для выставления и получения структурированных фактур.
Что такое KSeF?
KSeF — это электронная система, позволяющая создавать, предоставлять и хранить структурированные фактуры. Её основная цель — централизация регистрации фактур: документы о продаже поступают в единую центральную базу Министерства финансов Польши.
Благодаря интеграции бухгалтерских программ с KSeF процесс отправки и получения фактур осуществляется автоматически. Система также позволяет управлять правами доступа, что обеспечивает безопасность доступа к данным компании.
С какого момента KSeF является обязательным?
Многие предприниматели, бухгалтерские бюро и налоговые консультанты активно готовились к изменениям в системе выставления фактур. Эта работа не была напрасной, так как обязанность использования KSeF уже стала реальностью:
- с 1.02.2026 года — обязательна для крупных субъектов, оборот которых в 2024 году превысил 200 млн злотых;
- с 1.04.2026 года — обязательна для всех остальных субъектов;
- с 1.01.2027 года появится возможность воспользоваться отсрочкой для самых мелких налогоплательщиков, у которых совокупная стоимость продаж составляет не более 10 тыс. злотых брутто в месяц.
KSeF: последние изменения
Министерство финансов уточнило правила внедрения системы. Вот основные положения, предусмотренные законодательством:
- выставление фактур с использованием кассовых аппаратов возможно исключительно до 31.12.2026 года;
- указание номера KSeF при оплате фактуры не является обязательным исключительно до 31.12.2026 года;
- режим offline — налогоплательщики могут добровольно использовать режим offline в случае проблем с отправкой фактуры в KSeF;
- унификация даты выставления фактур в KSeF — независимо от того, выставляется ли фактура в режиме online или offline24, датой выставления считается дата, указанная продавцом в самой фактуре;
- добровольное выставление фактур для физических лиц — налогоплательщики могут добровольно выставлять фактуры в KSeF для физических лиц, при этом выставление электронной фактуры обязывает налогоплательщика обеспечить покупателю доступ к этой фактуре;
- приложения к фактуре — схема электронной фактуры адаптирована для возможности добавления приложений; использование этой функции является добровольным;
- установка сертификатов для QR-кодов до введения обязанности выставлять фактуры в KSeF — с 1.11.2025 года предприниматели получили возможность подавать заявки на получение сертификатов выставителя фактуры.
Для кого KSeF является обязательным?
Согласно ст. 106ga п. 2 Закона о VAT, обязанность выставлять фактуры в KSeF не распространяется на фактуры, выставляемые:
- налогоплательщиком, который не имеет ни зарегистрированного места ведения хозяйственной деятельности, ни постоянного места ведения хозяйственной деятельности на территории Польши;
- налогоплательщиком, который не имеет зарегистрированного места ведения хозяйственной деятельности на территории Польши, но имеет постоянное место ведения хозяйственной деятельности на территории Польши, если это постоянное место ведения деятельности не участвует в поставке товаров или оказании услуг, в связи с которыми была выставлена фактура;
- налогоплательщиком, применяющим специальные процедуры, указанные в разделе XII, главах 7, 7a и 9, при документировании операций, рассчитываемых в рамках этих процедур;
- в пользу покупателя товаров или услуг, являющегося физическим лицом, не осуществляющим хозяйственную деятельность;
- в случае надлежащим образом документированных поставок товаров или оказания услуг, определённых в нормативных актах, изданных на основании ст. 106s;
- налогоплательщиком, пользующимся освобождением, предусмотренным ст. 113a п. 1.
Важно отметить, что Министерство финансов не исключает возможности добровольного выставления фактур в KSeF для физических лиц. Такие фактуры могут быть снабжены QR-кодом, позволяющим получить анонимный доступ к фактуре в Aplikacji Podatnika KSeF.
Как KSeF работает на практике?
Система позволяет выставлять фактуры в формате XML — так называемые структурированные фактуры. Процесс выглядит следующим образом:
- Предприниматель выставляет фактуру в своей бухгалтерской программе.
- Программа отправляет документ в KSeF.
- Система проверяет его соответствие логической структуре (схеме) и присваивает ему уникальный идентификационный номер.
- Выставитель получает официальное подтверждение получения документа — Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
- Фактура автоматически становится доступной контрагенту — её получателю.
Законодательством предусмотрено несколько различных способов аутентификации в KSeF в зависимости от типа субъекта. Аутентификация в KSeF может осуществляться тремя способами с использованием:
- доверенного профиля (profil zaufany);
- квалифицированной электронной подписи (kwalifikowany podpis elektroniczny);
- квалифицированной электронной печати с NIP-ом.
Выбор способа зависит от типа компании, проходящей авторизацию.
Предприниматель также может использовать токен для авторизации в KSeF. Однако для его генерации он должен предварительно пройти аутентификацию в KSeF другим способом — с помощью доверенного профиля (profil zaufany) или квалифицированной электронной подписи (kwalifikowany podpis elektroniczny). Токен не привязан к конкретному физическому лицу, поэтому в KSeF отсутствует информация о том, кто именно им воспользовался. Это, в свою очередь, затрудняет проверку того, кто имеет доступ к учётной записи предпринимателя в KSeF, поскольку токен представляет собой последовательность символов и никак не защищён от копирования и передачи другим лицам.
Авторизация в KSeF также может осуществляться с помощью упомянутого выше токена, сгенерированного непосредственно в KSeF. Токену можно назначить конкретные права доступа без указания конкретного лица, которому предоставляется доступ. Поэтому токен считается универсальным способом авторизации в KSeF, поскольку его использование не требует указания персональных данных.
Вводя для предпринимателей новые обязанности в сфере выставления фактур, законодательством предусмотрена возможность как бесплатной, так и платной аутентификации в KSeF — например, с помощью упомянутой электронной подписи или электронной печати. Это касается как физических лиц, так и компаний, использующих KSeF.
Читайте также: Налоговая реформа в Польше 2027: Останется ли Ryczałt выгодным для B2B?
Сертификаты KSeF и QR-коды при работе в режиме offline
Многие предприниматели задаются вопросом, что делать в случае сбоя интернет-соединения или самой системы Министерства финансов. В такой ситуации используются сертификаты выставителя фактур. Это специальные цифровые удостоверения, которые предприниматели могут генерировать в системе KSeF. Такой сертификат необходим для выставления фактур в режиме offline, а также во время сбоев системы. Он позволяет бухгалтерской программе сгенерировать уникальный QR-код, который должен быть размещён на визуальном представлении фактуры, передаваемой клиенту вне KSeF. Благодаря этому покупатель, отсканировав код, может проверить подлинность документа, даже если сама фактура ещё физически не поступила на серверы Министерства финансов. Таким образом, наличие заранее сгенерированного сертификата является для компании своеобразной страховкой на случай технических проблем.
Источник на польском: poradnikprzedsiebiorcy.pl
